امروز: شنبه ۲۵-آذر-۱۳۹۶ / السبت 28-ربيع أول-1439 / Saturday 2017-December-16

مناسبت روز
پیام سایت :

مقاله حفاظت ؛ نگهداری ومرمت اسناد

مقاله حفاظت ؛ نگهداری ومرمت اسناد
در این گروه ابتدا اسناد ضدعفونی می شوند . ضدعفونی اسناد در این گروه با روش بسیار مدرن و دقیق و مطمئن انجام می گیرد. این روش با استفاده از گاز اتیلن اکساید در محیط خلاء می باشد که وسایل پزشکی مانند سرنگ و غیره نیز با همین روش ضدعفونی می شوند.

پس از ضدعفونی اسناد و تنظیف آنها از آثار ناشی از آلودگی ها در آزمایشگاه شیمی، مرمت اسناد با توجه به نوع سند و میزان تخریب آنها بوسیله کارشناسان با تجربه این گروه به روشهای زیر انجام می گیرد:
مرمت خیس – جهت مرمت اسناد چاپی و یا اسناد ی که در مجاورت رطوبت چسب آسیب نمی بینند، و ابعاد کوچک تر ازA4 دارند با این روش مرمت می شوند

مرمت خشک – اکثر اسناد با توجه به احتمال آسیب دیدن بیشتر در مجاورت رطوبت چسبهای محلول در آب با روش مرمت خشک با استفاده از چسب تکسیکا ل و پرس گرم انجام می شود.

ضمنا” این گروه در مورد ضدعفونی اسناد و کتب کتابخانه ها نیز می تواند ارائه خدمات نماید.
اداره کل تنظیم و پردازش اسناد:
اداره کل تنظیم و پردازش اسناد با هدف تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی ایجاد گردیده است. از آنجا که تبدیل داده‌های خام به اطلاعات پردازش شده، مقدمه اصلی بهره برداری از اطلاعات است و این فرایند به سرعت و سهولت انجام می گیرد، چنانچه روند ذخیره سازی با دقت و صحت، ومراعات جامعیت ومانعیت درهنگام توصیف اسناد انجام شده باشد، بازیابی اطلاعات ذخیره شده به سهولت انجام خواهد شد .
روند انجام کار:
اسنادی که در مرحله ارزشیابی، واجد شرایط ارزش نگهداری دائمی تشخیص داده می‌شوند، بنا به اولویتهای از پیش تعیین شده -که عمدتا بر پایه دو عنصر «اهمیت» و«قدمت» می‌باشند- به بخش تنظیف و ضدعفونی ارسال، سپس به واحد تنظیم و توصیف منتقل می‌شوند. و با در نظر گرفتن نوع رسانه (متنی و غیر متنی)، بین گروههای ذیربط توزیع می‌گردند. کارشناسان برنامه ریزی و بررسی اسناد، ضمن بررسی و مطالعه محتوای آنها، فهرست موضوعی و توصیفی (محتوایی و فیزیکی) اسناد را در چارچوب عناصر اطلاعاتی مندرج در کاربرگه‌های تنظیم و توصیف،ثبت می‌نمایند.
تنظیم و توصیف اسناد ، بر اساس اصول آرشیوی از آن جمله اصل حفظ اصالت (منشاء) اسناد و اصل حفظ نظم و ترتیب اولیه آنها، و نیز با رعایت استانداردهای بین‌المللی توصیف آرشیوی و بومی سازی آنها ،انجام می‌گیرد.
اهم وظایف:
مطالعه، بررسی، تنظیم و توصیف انواع اسناد آرشیوی، بر اساس منشاء ایجاد اسناد و رعایت اصول حفظ نظم و ترتیب اولیه آنها.
استفاده از قواعد چکیده نویسی و زبان نمایه‌ای، در ذخیره سازی اطلاعات.
تحقیق، تدوین و به کارگیری معیارها و موازین صحیح و مناسب برای تنظیم و توصیف اسناد بر اساس استانداردهای بین ‌المللی آرشیوی ، با مراعات مقتضیات ملی و زبانی.
هماهنگی و نظارت بر تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی در مدیریتهای منطقه ای و استانی .
اداره کل حفاظت و نگهداری اسناد:
کشور ما به دلیل سابقه دیرین فرهنگی و تمدن باستانی دارای اشیاء ، اسناد و پیشینه های ارزشمند ی است که حفاظت از آن نه تنها در معرفی گذشته پر افتخار ملی مان ، نقش بسزائی دارد بلکه محققان سراسر دنیا را در شناخت تاریخ کهن بشرو تحقیق پیرامون علوم مختلف یاری می رساند. متاسفانه در اثر عدم استفاده صحیح از مواد موجود در طبیعت ، عوامل مخرب متعددی چون رطوبت ، نور ، آلودگی های جوی ، موجودات زنده (باکتری ها ، قارچ ها ، حشرات و جوندگان ) ، سوانح و بلایای گوناگون ( زلزله ، سیل و آتش سوزی ) ، غفلت ها و بکارگیری شیوه های نا مناسب حفاظت ، نگهداری و مرمت ، پیوسته این آثار را تهدید و در معرض تخریب و نابودی قرار داده اند ، به همین سبب می بایست اقداماتی برای رفع آسیب های وارده به شکلی که با گذشت زمان این اقدامات خود عاملی جهت تخریب بیشتر اسناد نگردد، اعمال شود.
اداره کل حفاظت و نگهداری اسناد با در اختیار داشتن کارشناسان با تجربه و متخصص ، امکانات فنی و آزمایشگاهی در زمینه آسیب شناسی و تعیین نوع آسیب های مذکور در آثار مکتوب و رفع این آسیب ها از روی آثار با ارزش و اعمال روش هایی به منظور پیشگیری از آسیب های احتمالی، در چهار بخش تخصصی به شرح زیرسازماندهی شده است .
گروه آسیب شناسی و آزمایشگاه
گروه آسیب زدائی و مرمت اسناد
اداره میکروفرم ها و اسناد دیجیتالی
اداره حفاظت از منابع دیداری و شنیداری
اهم وظایف:
دیجیتال سازی اسناد و کتب.
تبدیل اسناد دیجیتال به میکروفیلم و میکروفیلم به دیجیتال.
تهیه و بکارگیری نسخ پشتیبانی دیجیتال و میکروفیلم به دیجیتال.
تبدیل اسناد دیداری و شنیداری به فرمتهای مختلف و تهیه نسخه دیجیتال از آنها.
ایجاد و تعریف استانداردهای مربوط به منابع دیجیتالی و غیر دیجیتالی.
تهیه میکروفیلم ، اسکن ، چاپ عکس ، میکروفیلم و میکروفیش از اسناد
تکثیر اسناد اسکن شده بصورت دوبلیکیت فیلم ، CDیا DVD.
آسیب زدایی ومرمت کلیه اسناد نوشتاری – غیر نوشتاری آسیب دیده قبل ازورودبه مخازن . ارائه خدمات مشاوره ای در زمینه های آسیب شناسی ، آسیب زدائی و مرمت اسناد نوشتاری – غیر نوشتاری به سایر مراکز .
ضد عفونی و آفت زدائی کلیه اسناد نوشتاری – غیر نوشتاری مورد در خواست سایر مراکز اسناد مطابق با مقررات و تعرفه های سازمان.
انجام نمونه برداری ازاسناد آلوده، کشت بیولوژیک نمونه ها وتشخیص نوع آلودگیهای قارچی .
بازدید ادواری از مخازن آرشیو جهت کنترل شرایط حفظ و نگهداری اسناد ،کنترل آلودگی مخازن و نمونه برداری از هوا.
انجام فعالیت های تخصصی بر روی اسناد آسیب دیده به منظور لکه برداری ، بر طرف کردن الحاقات اضافی سند و یا مرمت های غیر اصولی ، تعیینPH و اسید زدائی.
تدوین و نشر نتایج تحقیقات انجام شده در زمینه های عوامل آسیب رسان شیمیایی و بیولوژیکی به ساختار اسناد و کتب.
اداره کل اطلاع رسانی و ارتباطات:
اهم وظایف:
دریافت اسناد آرشیوی و ثبت مشخصات انتقال در کاربرگه ها و دفاتر مخصوص بر اساس ضوابط آرشیو ملی
بررسی سوابق انتقال، کدگذاری، ساماندهی و حفظ و نگهداری اسناد در مخازنی با مساحت کل۳۸۰۰ متر مربع
بررسی، برنامه‌ریزی و فراهم آوردن شرایط، امکانات و تجهیزات مناسب برای دسترسی عموم به اسناد
برنامه‌ریزی، تهیه و تدوین فهرست‌های اسناد به منظور تسهیل در امر اطلاع‌رسانی
همکاری و تبادل تجارب و دانش آرشیوی میان سازمان و آرشیوهای ملّی کشورهای مختلف و نیز مراکز اسنادی داخل کشور
تدوین و اصلاح پیش نویس آئین نامه‌ها، تعرفه‌ها، مقررات و ضوابط استفاده از اسناد
برنامه ریزی و برگزاری نمایشگاه‌های اسنادی داخل و خارج از کشور
برنامه ریزی و برگزاری همایش‌های آرشیوی و سمینارهای ملی و بین‌المللی
گردآوری اطلاعات مستند تاریخی، از طریق انجام مصاحبه با شخصیت های مؤثر در تاریخ معاصر ایران و نظارت بر اجرای پروژه های تاریخ شفاهی
آماده سازی، ساماندهی، حفظ و نگهداری، اطلاع رسانی و انتشار مصاحبه‌های تاریخ شفاهی.
برنامه ریزی، دریافت، نگهداری و مدیریت اسناد امانی.
اداره کل شناسایی و فراهم آوری اسناد ملی:
اداره کل شناسائی و فراهم آوری اسناد ملی در مجموعه تشکیلات سازمان، به عنوان ورودی اصلی اسناد به آرشیو ملی و نیز بایگانی راکد کل کشور(نگهداری اسناد قبل از ورود به آرشیو)، ایفای نقش می‌کند و از ادغام دو مدیریت، اسناد پیش آرشیوی و هماهنگی و ارزشیابی اسناد در سال ۱۳۸۵ تشکیل گردیده و در قالب سه اداره و یک گروه فعالیت دارد که عبارتند از:
اداره شناسائی و گردآوری
اداره ارزشیابی اسناد
اداره مخازن و اطلاع رسانی اسناد
گروه اسناد پیش آرشیوی
این اداره کل وظایف متنوعی را بر عهده دارد که از میان آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
ارتباط با سازمانها و مؤسسات دولتی و ارائه مشاوره در زمینه اسناد
اجرای مقررات اسنادی و تعین عمر مفید آنها
شناسائی اسناد راکد و ارزشیابی و تعین تکلیف آنها در دو بخش اوراق امحائی و انتقال اسناد با ارزش نگهداری دائمی به آرشیو ملی
تدوین و اصلاح آئین نامه‌ها و مقررات اسنادی و ابلاغ آنها به مؤسسات دولتی
بررسی و اعلام نظر کارشناسی در مورد صدور مجوز برای ردیفهای مختلف اسناد توسط شورای اسناد ملی
پیگیری و اجرای مصوبات شورای اسناد ملی
انتقال و نگهداری اسناد راکد دستگاهها در بخش پیش آرشیوی سازمان
بررسی و شناسائی اسناد راکد و ذخیره سازی اطلاعات آنها
پاسخگوئی به صاحبان اسناد ( حقیقی و حقوقی)
ارائه الگوهای استاندارد تولید، ثبت و نگهداری اسناد
شناسائی اسناد با ارزش نگهداری دائم در خارج از تشکیلات دولتی و برنامه ریزی برای انتقال آنها به آرشیو ملی به صورت اهدائی، خرید و امانت
مدیریتهای منطقه‌ای و استانی:
سوابق و اوراق فراوانی در استانها وجود دارد که دائماً می‌باید ارزشیابی و ساماندهی شود تا دراختیار دانش پژوهان هر استان قرار گیرد و زمینه اجرای عدالت اجتماعی و ایجاد فرصتهای برابر برای همه مردم کشور در دستیابی به اطلاعات اسنادی فراهم آید.
به منظور جلوگیری از تمرکز اسناد منطقه‌ای در مرکز و ایجاد تسهیلات برای پژوهشگران و محققین، جمع‌‌آوری و سامان بخشی به اسناد بومی، در مناطق مختلف کشور واحدهای آرشیوی استانی با وظایف کلی سازمان ایجاد شده است.
این واحدها تاکنون در مناطق مشروحه ذیل تأسیس و شروع بکار نموده‌اند و در نظر است در استانهای مستعد دیگر کشور نیز بنا به ضرورت توسعه یابد :
۱- مدیریت اسناد و کتابخانه ملی استان کرمان، به مرکزیت کرمان
۲- مدیریت اسناد و کتابخانه ملی استان آذربایجان شرقی، به مرکزیت تبریز
۳- مدیریت اسناد و کتابخانه ملی استان همدان، به مرکزیت همدان
۴- مدیریت اسناد و کتابخانه ملی استان سیستان و بلوچستان ، به مرکزیت زاهدان
۵- مدیریت اسناد و کتابخانه ملی استان اصفهان ، به مرکزیت اصفهان
۶- مدیریت اسناد و کتابخانه ملی استان یزد ،به مرکزیت یزد
۷ – مدیزیت اسناد و کتابخانه ملی ا
تلفن نمابر پست الکترونیک
اداره کل امور اداری ۲۲۶۶۴۰۵۹ ۲۲۶۶۳۸۸۱ admina@tpo.ir
۱-۳-۵- اداره کارگزینی و رفاه
• اجرای قوانین و مقررات و آئین نامه ها و دستورالعمل های استخدامی
• تهیه و صدور احکام استخدام ، انتصاب ترفیع ، مزایا و فوق العاده ها ، انتقال ، تعلیق ، مرخصی ، بازنشستگی و غیره
• بررسی و فراهم آوردن موجبات رفاه و تعاون و بهداشت کارکنان
• بررسی نیازمندیهای رفاهی کارکنان و تهیه طرحهای رفاهی
• جمع آوری و طبقه بندی و تنظیم آمار و اطلاعات پرسنلی و بهنگام نمودن آن
• نظارت بر اجرای قوانین کار و امور اجتماعی در مورد کارکنان پیمانی و تامین اجتماعی وفق مقررات
• رسیدگی به شکایات کارکنان از نظر استخدامی ارجاع شده از طرف مقامات ذیصلاح
• نظارت بر حفظ نظم و انضباط کارکنان از نظر حضور و غیاب
• بررسی سوابق پرسنلی مستخدمین مشمول ماده ۸ قانون نظام هماهنگ پرداخت به منظور تطبیق وضع آنان با اعضای هیات علمی دانشگاهها و اعطای پایه های لازم به آنان
• تنظیم و تکمیل برگ سوابق خدمتی کارکنان متناسب با وضعیت استخدامی و پست سازمانی مورد تصدی
• انجام مکاتبات لازم با سایر سازمانها به منظور اخذ و جمع آوری سوابق خدمتی مستخدمین
• انجام کلیه امور مربوط به بیمه اعم از بیمه خدمات درمانی ، تکمیلی کارکنان
• ضبط و ثبت کلیه سوابق پرسنلی و درج آن در پرونده های مستخدمین به منظور دسترسی به آن در هر زمان
• همکاری مستمر با شرکتهای تعاونی مصرف ، مسکن و اعتبار
• بررسی پرونده کارکنان به منظور اجرای مقررات بازنشستگی و هماهنگیهای لازم با سازمان مربوطه در جهت صدور احکام برقراری حقوق بازنشستگی و وظیفه و مستمری و …
• نظارت بر وضعیت امور مربوط بازنشستگی پرسنل واحد شرایط
• برنامه ریزی و پیش بینی تامین نیروی انسانی مورد نیاز و اخذ مجوز استخدام از مراجع ذیصلاح در چارچوب قانون برنامه

۲-۳-۵- اداره تدارکات
• خرید مایحتاج و ملزومات طبق مقررات قانونی و آئین نامه معاملاتی سازمان و تحویل به انبار
• حفظ و نگهداری اموال و دارائیها( اعم از منقول و غیر منقول )
• تحویل و تحول کالاها و اموال سازمانی و غیره در مقابل حواله انبار و قبوض رسید
• نظارت بر ورود و خروج و بسته بندی کالاها و اموال
• کنترل موجودی انبارها به منظور حصول اطمینان از صحت عملیات انجام شده و انطباق موجودی اموال با دفاتر حساب اموال
• کنترل دفاتر انبار از نظر موجودی کالاهای وارده و صادره از انبار و انطباق آنها با دفاتر حسابداری
• تهیه و تنظیم برنامه ها و وسائل ایمنی جهت حفظ و نگهداری اموال با استفاده از تکنیکهای مدرن انبارداری تعیین پستهای نگهبانی و تنظیم برنامه کشیک نگهبانان
• تهیه و تنظیم تعرفه های نگهبانی و ثبت آن در دفاتر مربوط
• انجام اقدام لازم در جهت استعلام بها قبل از خرید اجناس و ارائه گزارش آن به مقام مافوق
• دریافت درخواست های خرید از سوی واحدهای سازمان
• انجام امور مربوط به تهیه و تنظیم صورت جلسات مربوط به ترخیص کالا و ارائه آن به اداره متبوع
• تطبیق کالاهای خریداری و تحویل شده به انبار با نمونه های اصلی
• انجام امور مربوط به تهیه مقدمات و تشریفات قراردادهای مورد نیاز سازمان
• انجام سایر امور محوله از سوی مقام ما فوق در حیطه وظایف واحد ذیربط

۳-۳-۵- اداره خدمات
• نگهداری و حفظ و حراست ساختمان و تجهیزات وسایل لوازم و انجام دادن اقدامات احتیاطی اولیه در زمان بروز حوادث و آمده نگهداشتن کپسولهای آتش نشانی
• نظارت مناسب و دقیق در انجام کارهای ساختمانی ، خدمات نظافتی و بهداشتی
• تنظیم برنامه سرویس ایاب و ذهاب کارکنان و نظارت بر پیمانکاران مربوطه
• نظارت بر انجام امور مربوط به وسایل نقلیه سازمان
• پیش بینی و برآورد احتیاجات سالانه از نظر حمل و نقل و وسائل و ملزومات و ارائه پیشنهادات مفید برای تامین آنها
• نظارت بر انجام وظایف کارکنان خدماتی درخصوص امور مربوط به تنظیف ساختمانها
• انجام امور مربوط به تعمیر و نصب و راه اندازی تاسیسات و ساختمانهای اداری در چارجوب ضوابط ابلاغی از سوی مقام مافوق

۴-۳-۵- اداره دبیرخانه
• تهیه و تنظیم برنامه کار و تقسیم کار کارکنان دبیرخانه و بایگانی
• دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات وارده در سیستم دبیرخانه و ارسال نامه ها و ابلاغ مصوبات و بخشنامه ها و دستورات به واحدهای مختلف مرکز
• انجام امور مربوط به نگهداری سوابق مکاتبات و بایگانی اسناد
• بررسی و استفاده از روشهای نوین بایگانی و نگهداری اسناد
• انجام امور مربوط به نگهداری اسناد و مدارک و طبقه بندی نمودن آنها
• انجام کلیه امور مربوط به ارسال مراسلات و نامه رسانی
• پیگیری کارهای ارجاعی از طرف مسئولین مرکز و پاسخگوئی به ارباب رجوع بر حسب مورد شرکت در جلسات و کمیسیونهای مختلف بر حسب مورد و انجام سایر امور مربوط
سایر امور محوله حسب دستور مقام مافوق
تان فارس ، به مرکزیت شیراز. کالاهای اداری :

بتاپک ، کالاهای مختلف اداری از قبیل انواع زونکن ، کلاسور ، جعبه های بایگانی و … را در طرح های مختلف تولید می نماید . همچنین امکان تولید اختصاصی این اقلام با چاپ ، طرح و رنگ مورد نظر مشتری امکان پذیر می باشد .

مناسب برای رنگ بندی تصویر کد کالا
بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک و…
نمایش تصویر
۹۸۱
بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک شرکتها ، سازمانها ، ادارات و …
نمایش تصویر
۹۸۲
نگهداری و بایگانی اوراق ، جزوات در حجم بالا با درب دکمه دار
نمایش تصویر
۹۸۳
نگهداری پرونده ، کاتالوگ و… در ابعاد افقی
نمایش تصویر
۹۸۴
نگهداری اسناد ، مدارک ، اوراق مالی و …
نمایش تصویر
۹۸۵
بایگانی اسناد و مدارک مالی و حسابداری جهت دراز مدت ( بایگانی راکد )
نمایش تصویر
۹۸۶
نگهداری اسناد ، مدارک و… با امکان پلمپ
نمایش تصویر
۹۸۷

مقاله حفاظت ؛ نگهداری ومرمت اسناد

نظر خود را بگذارید .

تمامی حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به کانون مهندسین نور میباشد .

نقشه سایت
قالب وردپرس